Vor gut einem Jahr haben wir bei MDI unser erstes internes Hackathon Event durchgeführt und unsere Erfahrungen mit dieser Methode auch umgehend geteilt.

Seither verging viel Zeit. Eine Zeit, die uns und unser Umfeld noch schneller als ohnehin schon vorgesehen zum Umdenken brachte. Großevents, die es üblicherweise erfordern alle gemeinsam in einem Raum zu versammeln, wie es ein Hackathon tut, sind zu den heutigen Rahmenbedingungen nicht möglich. Das bedeutet aber nicht, dass strategisch relevante Fragestellungen, die auf zeitgerechte und agile Weise mit der Involvierung so vieler Stakeholder wie möglich bearbeitet werden sollen, pausieren können.

Hackathons schaffen eine aufregende Atmosphäre für virtuelle Zusammenarbeit und das ohne Grenzen. Wir zeigen dir mit diesem Beitrag „How to Hackathon“!

Über die Autorin

Elisabeth Oppenauer, im Team auch liebevoll Elli genannt, Consultant und Team Lead bei MDI, spricht heute mit uns über ihre Erfahrungen und Insights im L&D Bereich. Ihre Reise bei MDI hat bereits als Junior Consultant begonnen und ihre besondere Leidenschaft führte sie schnell in die Team- und Personalleitung.

Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir deshalb ein anfänglich hybrides und dann virtuelles Konzept (neue COVID Bestimmungen) eines internationalen Hackathons für den Learning & Development Bereich konzipiert.

Mehr als 60 Teilnehmer/innen aus allen Kontinenten und fast allen intern vertretenen Business Funktionen wurden Anfang September zum internationalen Hackathon eingeladen. MDI unterstützte dabei das Corporate HR Team bei der Konzipierung dieses Events. Wie? Das erfahren Sie hier:

Schritt 1: Definieren der Fragestellung

Im Vorhinein gilt es die allgemeinen Fragestellungen zu bearbeiten:

  • Woran im Speziellen soll gearbeitet werden?
  • Worin liegt der Zweck der Fragestellung?
  • Welches Ziel soll die Veranstaltung verfolgen?
  • Warum gerade dieses Format = Hackathon?
  • Was passiert mit den Ergebnissen des Events?

Fragestellungen, die zu Beginn der Veranstaltungen wichtig sind, dem Plenum zu präsentieren um diese auch vom Sinn der Sache zu überzeugen.

Schritt 2: Einteilung der Gruppen

Bei virtuellen Großgruppenformaten empfehlen wir die Einteilung der Gruppen bereits vorab, aufgrund der zeitlichen Ressourcen. Das Energie- und Aufmerksamkeitslevel bzw. deren Toleranzgrenze ist im virtuellen Raum wesentlich geringer.

So wurde der Fokus auf folgende wesentliche Merkmale gelegt:

  • Maximal 6 Teilnehmer/innen pro Gruppe
  • 1 Digital Native pro Gruppe
  • Diversity (Geschlecht, Nationalität, Funktion, etc.)

Schritt 3: Gestaltung der (virtuellen) Rahmenbedingungen

Ein Hackathon ist eine kreative, unterhaltsame und funktionsübergreifende Form der Lösungsausarbeitung und kommt ursprünglich aus dem Sillicon Valley. Sie unterscheiden sich zu herkömmlichen Brainstorming Formaten im Wesentlichen durch ihren Spirit, den ein gut durchgeführter Hackathon mit sich bringt, aber auch im Prozess selbst.

Hackathons schaffen eine aufregende und herausfordernde Atmosphäre mit einem Out-of the-Box Gefühl. Üblicherweise kann jede/r so angezogen kommen wie er möchte. Im Fokus steht: Wohlbefinden.

Der Hackathon lebt von einer eher hektischen aber auch gemeinschaftlichen Atmosphäre. Eine Atmosphäre, die on Site durch die Gestaltung der Räumlichkeiten hergestellt werden kann, oder durch das gemeinsame Bestellen von Pizzen, oder das Hören von Musik im Hintergrund verstärkt werden kann.

commitment-spielplatte

Im virtuellen Set-up sind die Rahmenbedingungen limitierter aber nicht unmöglich!

So konnten wir mit einer virtuellen Vorbereitungsaufgabe, die die Teilnehmer/innen aufforderte ihre Superheldenkraft (persönliche Stärke) auf einem vorgefertigten Whiteboard (verwendetes Tool: MIRO) mit ihrem Namen zu hinterlassen.

Vorteil: die Teilnehmer/innen müssen sich vorab mit dem virtuellen Tool erstmals vertraut machen und sie finden lustige Stickernotes anderer Kolleg/innen auf dem Board, welches wiederum positive Stimmung und Interesse auf das Event stärkt.

Des Weiteren erhielten die Teilnehmer/innen vorab einen virtuellen Flyer, der sie über technische Rahmenbedingungen aufklärte und anderseits dazu einlud:

  • ihren „Favourite Mug“ mitzunehmen
  • ihren absoluten Lieblingspullover/ Hoodie anzuziehen (- Thema: „be as casual as possible“) sowie
  • einen virtuellen Hintergrund ihres Heimatortes einzustellen (Im Idealfall: persönliches Foto)

Letzter Punkt war vor allem in der Warm up Phase des Events eine tolle Austauschmöglichkeit. Automatisch fragten sich die Teilnehmer/innen gegenseitig, wo das denn sei und wann dieses Foto aufgenommen wurde. Storytelling beginnt 🙂

Schritt 4: Ready to Hack – Teil 1

Nachdem das WHAT, WHY und HOW präsentiert und auch das virtuelle Tool ausführlich vom Facilitator vorgestellt wurde, beginnt der eigentliche Hackathon-Prozess. Dieser wurde aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen und der Aufmerksamkeit der Teilnehmer/innen 2 halbe Tage aufgeteilt und sah wie folgt aus:

 

Ready to Hack beginnt bei:

Punkt 2 – Problem Exploration

Die Teilnehmer/innen wurden dabei gebeten die wesentlichen Herausforderungen des Unternehmens in Bezug auf die genannte Fragestellung zu erarbeiten in ihren jeweiligen Gruppen zu thematisieren und auf einem virtuellen Whiteboard zu skizzieren. Dieses Whiteboard wurde vorab von unserem Trainer/innenteam professional mit entsprechenden Templates vorbereitet. Die Teams mussten nur noch in ihr entsprechendes MIRO Board zoomen.

Zeitrahmen: 45 Minuten

Danach treffen sich alle wieder gemeinsam in der Plenum Session. Es folgt ein kurzer Energizer und Health Check seitens des Facilitators.

Punkt 3: Solution Ideation

Basierend auf den Ergebnissen aus Punkt 2 „Problem Exploration“ werden die Teilnehmer/innen anschließend gebeten potentielle Ideen, Lösungen, Maßnahmen, Aktivitäten zu erarbeiten. Auch hier werden einige Prinzipien, die befolgt werden sollen präsentiert, bevor die Gruppen in ihre Breakoutsessions ziehen.

Zeitrahmen: 45 Minuten

Abschließend folgt ein Wrap-up, der den Erfolg von Tag 1 wertschätzt und einen Ausblick auf Tag 2 gibt. Das MDI  Team und das Corporate HR Team fassten am Ende von Tag 1 die wesentlichsten Ergebnisse zusammen und definierten daraus Themen an denen an Tag 2 weitergearbeitet werden soll. In diesem Fall kristallisierten sich 6 unterschiedliche Themengebiete heraus, die den Teilnehmer/innen an Tag 2 präsentiert wurden.

Schritt 5: Ready to Hack – Teil 2

Unabhängig von den vordefinierten Gruppeneinteilungen an Tag 1 durften an Tag 2 die Teilnehmer/innen selbst entscheiden an welchen Themenstellungen, sie weiterarbeiten möchten (z.B.: Job Rotation, Onboarding, Learning Culture, etc.) individuell abhängig von ihrem persönlichen Background, Interesse, Expertise und Funktion. Man kann von einem sogenannten Bar Camp Style sprechen.

Der Mehrwert:

  • intrinsische Motivation wird gestärkt
  • Expertise kann genutzt werden
  • Wiederholte Durchmischung und Kennenlernen untereinander

Der wesentliche Unterschied von Tag 1 zu Tag 2 liegt in der Flughöhe. Während an Tag 1, die Teilnehmer/innen auf einer sehr hohen Flughöhe unterwegs waren. Wurden sie an Tag 2 dazu eingeladen konkrete „Prototypen“ ihrer Ideen zu kreieren zu jeweils 2 Sessions á 45 Minuten. Am Ende des Tages wurden die Ergebnisse im Plenum präsentiert und Feedback von den Kolleg/innen eingeholt.

Der Output des Events waren zahlreiche Ideen und auch konkrete Lösungen, die von den Teilnehmer/innen mit einem hohen Energielevel und Commitment erarbeitet wurden. Da bei einem derartigen Format ein Follow-up/ Zusammenfassung sämtlicher Ergebnisse sehr wichtig ist wurden die Teilnehmer/innen 2 Wochen später zu einem Follow-up Deep Dive Hackathon eingeladen.

Ziel des Follow-up Events:

Die Ergebnisse der Hackathon-Teams wurden seitens Corporate HR nochmals zusammengefasst sowie präsentiert an welchen Ergebnissen wie und in welcher Form weitergearbeitet wird und ausführlich argumentiert warum an anderen derzeit nicht. Wichtig sind in dem Fall die Visualisierung sämtlich erarbeiteter Themengebiete und die Thematisierung warum diese aus unterschiedlichsten Gründen nicht weitergenommen werden können. Der Fokus lag in diesem Fall bei den Quick Wins. Die Teilnehmer/innen wurden ein letztes Mal gebeten sich einem Thema zuzuordnen und einen Letztinput und Maßnahmen zu definieren, basierend auf Ergebnissen des letzten Durchgangs.

Was hat diese Deep Dive Session so wertvoll gemacht?

  • Sie ermöglichte den finalen Feinschliff einzelner Maßnahmen
  • Weiteres Feedback anderer Teilnehmer/innen – Spektrum Diversity
  • Feld: „Who wants to work further on this idea“ – zum Abschluss wurden alle dazu eingeladen, sich zu Themengebieten auf freiwilliger Basis weiter zu engagieren
  • Interne Ambassadors zu den Themen wurden automatisch geschaffen, die die Themen positiv promoten und vorantreiben

Alles in allem hat es unserem Team Spaß gemacht beratend und ausführend zur Seite zu stehen und die Dynamik des Events hautnah mitzuerleben! Und weil wir gerne unsere Teilnehmer/innen sprechen lassen, möchten wir ein paar Kommentare mit Ihnen teilen:

 

  • „Wow great experience“
  • “Need to do this more often – opens mind and discussions”
  • “We should do more WS like this one”
  • “Feels good to address certain point with people who have same views to improve”
  • “Nice way of working – great collaboration and team spirit”
  • This is a huge step to improve our company culture
  • Exceeded my expectations
  • We definitely need more of that
  • Hope we will use this format in the future to improve the company even more
  • Thank you for doing this! Great initiative and new approach with great tools in the new-normal. I am supporting the transfer of the ideas into real actions for the benefit of the business and all of us!
  • Should really use Hackathon for future challenges … GREAT

Wir bedanken uns für das Vertrauen und die tolle Zusammenarbeit.

Falls wir Interesse geweckt haben, freuen wir uns auch Ihnen zur Seite zu stehen. Schreiben Sie uns!

Was hilft Ihnen als nächstes?

Agile Entwicklung von Führungskräften

Wie sieht die Zukunft von Learning & Development und agile Entwicklung bei Führungskräften aus? Unser MDI CEO Gunther Fürstberger hat darauf im Magazin Training geantwortet. Führungskräfteentwicklung wurde in der Vergangenheit hauptsächlich in der klassischen...

Zeit für eine Standortbestimmung – agiles Kompetenzmanagement

Autoren: Josef Wegenberger, Oliver Wegenberger  Gesellschaft für Wirtschaftspsychologie und Organisationsdynamik Versetzen wir uns in ein Unternehmen der 1980er Jahre. TECHNIK AG ist ein typisches Großunternehmen mit einigen tausend Mitarbeiter/innen. Die Auftragslage...

Erfolgreiche Zusammenarbeit durch Mentoring, Aufmerksamkeit und Empathie

Zum Beispiel die Funktion des Mentorings oder virtuellen Mentorings und damit auch stark verbunden die Schlüsselqualifikation Aufmerksamkeit.   Übrigens zeigt dir Peter in unserem neuen E-Learning Kurs erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit & Mentoring und das ganz...

The Future of Workplace Learning – Digitalisierungsboost

Teil 1 mit Marina Begic: Digital Business Development Expertin und Senior L&D ConsultantUnsere Digital Business Development Expertin und Senior L&D Consultant Marina Begic setzt sich aktuell intensiv mit dem Thema „The Future of Workplace Learning“...

Wie kann ich meinen Resilienz-Cocktail als Führungskraft mixen?

Mit Marilena Maris: Betriebswirtin, Personalentwicklerin und Executive CoachHallo Marilena, vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, unsere Fragen zu beantworten. Wir sind überzeugt, dass du als Expertin aufschlussreiche Antworten geben kannst! Das vermehrte...

Wirksame Change-Kommunikation mit PCM

Bei der Implementierung von Change-Prozessen und neue agilen Methoden ist es äußerst wichtig die unterschiedlichen Persönlichkeitsausprägungen der Beteiligten und die daraus resultierenden Reaktionen zu kennen.  Denn wenn es um Veränderungen geht, zeigen Menschen...

Agile Mitarbeiterbefragung – die richtige Frage zur richtigen Zeit

Das letzte Jahr gewannen das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter*innen und deren individuelle Arbeitsgestaltung einen noch höheren Stellenwert in Organisationen. Vor allem die Zusammenarbeit auf Distanz und das dynamische Umfeld, auf das viele Unternehmen...

Wie Führungskräfte Innovation erfolgreich vorantreiben

Business Innovation als Führungskraft vorantreiben Business Innovation als Führungskraft erfolgreich vorantreiben, ist essenziell, um eine positive Innovationskultur und ein starkes Innovationsmanagement leben zu können. Wir geben deshalb Einblicke in gut umsetzbare...

4 agile Changemanagement Tools

Viele Branchen erfinden sich aktuell neu. Denn die meisten Unternehmen unterliegen seit Anfang 2020 massive Veränderungen. Viele davon versuchen die digitale Transformation aktiv zu gestalten. In diesem Blogbeitrag teilen Anita Berger, Gunther Fürstberger und Masha...

Agile Personalentwicklung – Learning und Development im Wandel

"Lernen soll künftig als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, für den ein gewisses Zeit- und Finanzbudget gewidmet wird. Denn wer Lernen als Projekt begreift, könnte Gefahr laufen, dass er zwischen den Projekten wertvolle Zeit auf der Strecke lässt und die...

Pin It on Pinterest

Share This